Dalam menggunakan handphone, menerima telepon adalah hal yang umum terjadi. Terlepas dari apakah kamu seorang pekerja di kantor, toko, atau bahkan freelance. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui langkah-langkah menerima telepon yang benar.
Pasti kamu pernah terpikir tentang pentingnya langkah-langkah menerima telepon yang benar? Bagaimana cara kita memberikan kesan pertama yang baik kepada para penghubung?
Menerima telepon adalah salah satu tugas penting dalam dunia bisnis. Keterampilan ini menjadi bagian integral dari komunikasi yang efektif dan berdampak pada citra perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk mempelajari langkah-langkah menerima telepon dengan baik dan mengikuti etika bertelepon yang tepat.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah menerima telepon dengan baik beserta contohnya, mulai dari persiapan sebelum menerima panggilan hingga menutup panggilan dengan sopan. Mari kita mulai!
Persiapan Sebelum Menerima Telepon
Sebelum mengangkat telepon, terdapat beberapa langkah-langkah menerima telepon yang bisa kamu praktikan supaya kamu terdengar profesional, berikut di antaranya:
1. Menenangkan Diri dengan Tarikan Napas Dalam
Sebelum menyapa atau menjawab panggilan, luangkan waktu sejenak untuk menenangkan diri dengan menarik napas dalam.
Mengatur pernafasan akan membantu kita menjadi lebih tenang dan dapat memusatkan pikiran saat melakukan percakapan telepon.
2. Persiapkan Alat Tulis di Dekat Pesawat Telepon
Biasanya, di sekitar pesawat telepon kantor terdapat alat tulis seperti kertas kecil dan pena yang selalu tersedia. Pastikan kamu menyiapkan alat tulis tersebut agar mudah dijangkau saat diperlukan.
Alat tulis ini berguna untuk mencatat informasi penting yang mungkin disampaikan oleh penelepon, seperti pesan atau catatan yang perlu diingat atau ditindaklanjuti.
3. Tunjukkan Senyuman dalam Suara
Meskipun penelepon tidak dapat melihat ekspresi wajah, senyuman dalam suara bisa terdengar melalui telepon. Ketika kamu menjawab panggilan, berikan senyuman dalam suaramu. Ini akan menciptakan suasana yang lebih ramah dan menyenangkan bagi penelepon.
4. Ingat Etika Bertelepon yang Baik
Sebelum menerima panggilan, ingatkan diri tentang etika bertelepon yang baik. Berbicara dengan sopan, hindari interupsi, dan berikan perhatian penuh pada percakapan.
Jangan lupa untuk memberikan salam dan ucapan terima kasih kepada penelepon. Jika kamu memerlukan waktu tambahan untuk menangani panggilan, beri tahu penelepon dengan sopan dan tawarkan alternatif yang memungkinkan.
Etika Bertelepon Yang Baik
Dengan mengikuti etika bertelepon yang baik, kamu akan menciptakan lingkungan komunikasi yang profesional, ramah, dan berkesan.
Mempraktikan etika dalam bertelepon bisa meningkatkan citra perusahaan, memperkuat hubungan dengan pelanggan, dan membantu dalam membangun kepercayaan dalam interaksi telepon.
Etika penanganan telepon mencerminkan profesionalisme dan keramahan dalam komunikasi. Berikut ini merupakan beberapa etika bertelepon yang baik:
1. Sapa dengan Ramah
Saat menjawab telepon, sapa penelepon dengan ramah dan sopan. Gunakan salam yang sesuai seperti ”Selamat pagi/siang/sore, Perusahaan ABC, ada yang bisa saya bantu?”.
Bersikap ramah dari awal dapat menciptakan suasana yang nyaman dan positif dalam percakapan.
2. Berbicara dengan Jelas dan Santun
Berbicaralah dengan jelas dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Hindari penggunaan kata-kata yang kasar atau slang yang tidak pantas.
Gunakan nada suara yang tenang, profesional, dan ramah. Perhatikan kecepatan bicaramu agar mudah dipahami oleh penelepon.
3. Identifikasi Diri dan Perusahaan/Organisasi dengan Jelas
Pastikan penelepon mengetahui identitas dan perusahaan yang kamu wakili. Sampaikan nama kamu dengan jelas dan nama perusahaan secara lengkap.
Hal ini membantu penelepon memperoleh informasi yang mereka butuhkan dan memberikan kepercayaan terhadap komunikasi yang sedang berlangsung.
4. Hormati Privasi Penelepon
Jaga kerahasiaan informasi penelepon. Jika penelepon memberikan informasi pribadi atau rahasia, pastikan untuk tidak membocorkannya atau menggunakan informasi tersebut dengan tidak etis. Hormati privasi penelepon dan berlaku profesional dalam mengelola data dan informasi yang diberikan.
5. Jangan Berspekulasi atau Menyalahkan
Hindari berspekulasi atau menyalahkan penelepon saat mereka menghadapi masalah atau pertanyaan yang kompleks. Jika kamu tidak memiliki jawaban langsung, berikan jaminan bahwa kamu akan mencarikan solusi atau mengarahkan mereka ke orang yang tepat. Tetap tenang dan berempati saat menangani situasi yang mungkin sulit.
Langkah-Langkah Menerima Telepon
Setelah kamu mempersiapkan diri dan sudah menguasai etika bertelepon yang baik, berikut ini adalah langkah-langkah menerima telepon yang bisa kamu coba:
1. Menjawab Telepon dengan Ramah
Langkah-langkah menerima telepon yang pertama, saat telepon berdering, penting untuk mengangkatnya dengan benar, angkat telepon dengan tangan yang tepat.
Gunakan jari-jarimu untuk mengangkat telepon dengan lembut dan jangan biarkan telepon terjatuh atau terhempas.
Pastikan juga untuk menghindari suara bising saat mengangkat telepon. Kamu tentu tidak ingin membuat penelepon merasa terganggu oleh suara-suara tidak perlu, bukan?
Setelah kamu mengangkat telepon, berikan salam dan sapaan yang sopan kepada penghubung. Gunakan salam yang sopan seperti “Selamat pagi/Siang/Sore, Perusahaan ABC, saya (nama’mu), ada yang bisa saya bantu?”.
Sapaan yang sopan dan ramah akan memberikan kesan baik kepada penghubung dan menciptakan suasana yang nyaman dalam percakapan.
Selain itu, jika perlu, kenalkan diridengan singkat. Misalnya, ”Halo, saya adalah [nama’mu] dari [nama perusahaan]”. Hal ini dapat membantu penghubung untuk mengenali siapa yang ia telepon dan memudahkan komunikasi selanjutnya.
Selama berbicara dengan penelepon, pastikan kamu mendengarkan dengan penuh perhatian. Berikan respon yang tepat dan tunjukkan bahwa kamu memperhatikan apa yang mereka katakan. Jangan ragu untuk mengulang atau mengklarifikasi jika ada hal yang tidak jelas.
2. Dengarkan dengan Saksama
Ketika penelepon mulai berbicara, berikan perhatian penuh dan dengarkan dengan saksama. Hindari interupsi dan jangan berspekulasi apa yang akan dikatakan penelepon.
Jangan mengabaikan atau mengalihkan perhatian saat berbicara dengan penelepon. Ini menunjukkan rasa hormat dan menghargai penelepon. Jika kamu kesulitan memahami apa yang dikatakan, minta klarifikasi dengan sopan.
3. Kenali Penelepon
Setelah mendengarkan, kenali penelepon dengan nama dan tujuan panggilan. Jika kamu belum mengenalnya, minta izin untuk menanyakan nama dan perusahaan yang dia wakili.
Menunjukkan minat terhadap penelepon akan meningkatkan kepercayaan dan memberikan pengalaman yang lebih baik.
4. Mengidentifikasi Tujuan Panggilan
Bagian penting dalam langkah-langkah menerima telepon adalah mengidentifikasi tujuan penelepondengan baik. Dengarkan dengan seksama apa yang penghubung sampaikan dan cari tahu apa yang mereka butuhkan.
Jika diperlukan, ajukan pertanyaan yang tepat untuk mengklarifikasi dan memahami dengan lebih baik.
Catat informasi penting yang disampaikan oleh penghubung, seperti nomor telepon, nama, atau alamat yang diperlukan. Hal ini akan membantu dalam menindaklanjuti panggilan dengan lebih efektif.
5. Menangani Pertanyaan dan Permintaan
Selama percakapan, kamu mungkin akan dihadapkan dengan pertanyaan atau permintaan dari penelepon. Penting bagi kita untuk tetap sabar dan mendengarkan dengan baik. Berikan jawaban yang jelas dan tepat sesuai dengan pertanyaan yang diajukan.
Jika penelepon memiliki permintaan yang dapat kamu penuhi, berikan jawaban dengan jelas dan padat.
Misalnya, jika mereka membutuhkan informasi tambahan tentang alamat perusahaan, pastikan kamu memberikannya dengan detail.
Pastikan untuk memberikan informasi yang akurat dan relevan sesuai dengan kebutuhan penelepon. Jika kamu tidak memiliki jawaban langsung, jelaskan dengan sopan dan tawarkan solusi alternatif jika memungkinkan, atau arahkan penelepon ke orang yang tepat. Hindari memberikan informasi yang salah atau menyesatkan.
6. Meneruskan Panggilan dengan Tepat (Jika Diperlukan)
Terkadang, dalam menerima telepon, kita perlu meneruskan panggilan kepada orang yang menangani bidang tertentu.
Sebelum melakukannya, pastikan pemanggil setuju untuk meneruskan panggilan. Jelaskan alasan mengapa panggilan perlu diteruskan dan pastikan mereka menyetujui tindakan ini.
Setelah mendapatkan persetujuan, pastikan kamu menghubungkan penghubung dengan orang yang tepat.
Berikan informasi yang diperlukan kepada orang yang menerima panggilan untuk memastikan transisi yang lancar.
Jika ada informasi penting yang perlu disampaikan, pastikan kamu memberikannya kepada penghubung sebelum meneruskan panggilan.
7. Bersikap Profesional
Selama percakapan, berbicaralah dengan sopan dan profesional. Jangan menggunakan bahasa kasar atau slang yang tidak sesuai.
Gunakan nada suara yang ramah, jelas, dan tenang. Jika penelepon memiliki pertanyaan atau keluhan, tanggapi dengan kesabaran dan usahakan memberikan solusi yang memuaskan.
8. Catat Pesan dengan Teliti
Jika penelepon meninggalkan pesan atau informasi penting, catat dengan teliti. Tulis nama, nomor telepon, dan pesan dengan jelas untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam menindaklanjuti pesan tersebut. Pastikan juga untuk memberikan waktu perkiraan dalam menanggapi pesan tersebut.
9. Tutup Percakapan dengan Sopan
Setelah menyelesaikan percakapan, jangan lupa untuk menutupnya dengan sopan. Sampaikan ucapan terima kasih atas panggilannya dan berikan salam perpisahan yang ramah seperti “Terima kasih telah menghubungi kami. Semoga harimu menyenangkan!”.
Sampaikan pesan penutup dengan sopan. Misalnya, “Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali!”.
Pastikan kamu memberikan penelepon kesempatan untuk menambahkan sesuatu jika diperlukan dan pastikan juga bahwa kamu telah memberikan semua informasi yang dibutuhkan sebelum mengakhiri panggilan.
Jika ada informasi penting yang perlu disimpan, seperti nomor referensi atau catatan penting lainnya, pastikan kamu menyimpannya dengan benar. Hal ini akan membantu jika nantinya kamu perlu merujuk kembali ke panggilan tersebut.
10. Meninjau dan Meningkatkan Keterampilan Menerima Telepon
Setelah selesai menerima panggilan, penting untuk meluangkan waktu untuk meninjau dan meningkatkan keterampilan dalam menerima telepon.
Evaluasi panggilan yang baru saja kamu lakukan. Apa yang dilakukan dengan baik? Apa yang dapat ditingkatkan?
Carilah umpan balik dari rekan kerja atau atasan mengenai langkah-langkah menerima telepon. Mereka mungkin memiliki saran atau tips yang dapat membantumu menjadi lebih baik dalam menerima telepon.
Lakukan latihan dan perbaikan secara teratur untuk meningkatkan keterampilanmu.
Contoh Percakapan Telepon Kantor
Setelah memahami langkah-langkah menerima telepon, tentu kita juga perlu mempelajari contohnya. Berikut ini beberapa contoh percakapan menerima telepon di kantor:
Contoh Menerima Telepon 1:
Pegawai: Selamat siang, PT ABC, bagian layanan pelanggan, dengan siapa saya berbicara?
Penelepon: Selamat siang. Saya Ibu Susanti. Saya ingin mengetahui alamat lengkap kantor PT ABC.
Pegawai: Selamat siang, Ibu Susanti. Terima kasih atas panggilannya. Saya dengan senang hati akan memberikan informasi yang Anda butuhkan. Alamat lengkap kantor PT ABC adalah Jalan Jendral Sudirman No. 123, Jakarta Pusat, 10110.
Penelepon: Terima kasih atas informasinya. Apakah ada landmark atau petunjuk lain yang dapat membantu saya menemukan kantor PT ABC dengan mudah?
Pegawai: Tentu, Ibu Susanti. Kantor PT ABC terletak di seberang Gedung Plaza Senayan. Jika Anda menggunakan transportasi umum, Anda dapat mencapainya dengan turun di halte TransJakarta Plaza Senayan atau Stasiun MRT Senayan. Selain itu, jika Anda menggunakan mobil pribadi, tersedia area parkir di sekitar gedung kantor kami.
Penelepon: Baik, saya akan catat alamat dan petunjuknya. Apakah ada nomor telepon atau email yang dapat saya hubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut?
Pegawai: Ya, tentu. Untuk pertanyaan lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami di nomor telepon kantor kami, yaitu (021) 12345678. Jika Anda lebih nyaman menggunakan email, silakan hubungi kami di info@ptabc.com.
Penelepon: Terima kasih atas nomor telepon dan email kontaknya. Saya akan menghubungi jika ada hal lain yang perlu saya tanyakan. Terima kasih banyak atas bantuannya.
Pegawai: Sama-sama, Ibu Susanti. Jangan ragu untuk menghubungi kami lagi jika ada yang bisa kami bantu. Terima kasih atas panggilannya dan semoga harinya menyenangkan.
Penelepon: Terima kasih
Contoh Menerima Telepon 2:
Pegawai A: Selamat pagi, PT ABC, bagian administrasi, dengan siapa saya berbicara?
Penelepon: Selamat pagi. Saya Budi, dari perusahaan XYZ. Saya ingin berbicara dengan manajer pemasaran.
Pegawai A: Baik, Bapak Budi. Saya akan menghubungkan Anda dengan manajer pemasaran. Mohon tunggu sebentar.
(Pegawai A menghubungkan telepon)
Pegawai B (manajer pemasaran): Halo, ini Pegawai B, manajer pemasaran PT ABC. Ada yang bisa saya bantu?
Penelepon: Selamat pagi, Pak Pegawai B. Saya Budi dari perusahaan XYZ. Saya ingin membicarakan kerjasama bisnis antara perusahaan kami.
Pegawai B: Selamat pagi, Bapak Budi. Terima kasih atas panggilannya. Tentu, saya tertarik untuk mendengarkan lebih lanjut tentang proposal kerjasama bisnis Anda. Bisakah Anda memberikan sedikit informasi tentang perusahaan Anda dan apa yang Anda harapkan dari kerjasama ini?
Penelepon: Tentu, Pak Pegawai B. Perusahaan XYZ adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi. Kami mengembangkan solusi perangkat lunak untuk industri keuangan. Kami berharap untuk menjalin kemitraan dengan PT ABC guna memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan penjualan produk kami.
Pegawai B: Terima kasih atas informasinya, Bapak Budi. Saya akan meluangkan waktu untuk membahas lebih lanjut tentang proposal kerjasama ini dengan tim pemasaran dan manajemen kami. Bisakah Anda mengirimkan proposal kerjasama tersebut melalui email?
Penelepon: Tentu, Pak Pegawai B. Saya akan segera mengirimkan proposal kerjasama kami melalui email. Apakah ada informasi atau persyaratan tambahan yang perlu saya sertakan?
Pegawai B: Kami menghargai upaya Anda untuk mengirimkan proposal tersebut. Untuk informasi tambahan, mohon lampirkan daftar referensi dari perusahaan yang telah bekerja sama dengan perusahaan Anda sebelumnya. Kami juga berharap dapat melihat rincian lebih lanjut tentang solusi perangkat lunak yang Anda tawarkan. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang persyaratan kerjasama atau ingin mengetahui lebih banyak tentang PT ABC, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Penelepon: Terima kasih atas arahan yang jelas, Pak Pegawai B. Saya akan mempersiapkan semua informasi yang Anda minta dan segera mengirimkannya melalui email. Jika ada pertanyaan atau perkembangan lebih lanjut, saya akan menghubungi Anda kembali.
Pegawai B: Baik, Bapak Budi. Saya berterima kasih atas waktu Anda dan kesempatan kerjasama yang Anda tawarkan. Saya akan menunggu email dari Anda dan meresponsnya segera. Semoga kita bisa menjalin kerjasama yang sukses di masa depan.
Penelepon: Terima kasih, Pak Pegawai B. Saya juga berharap kita bisa menjalin kerjasama yang sukses. Terima kasih atas kesempatan ini. Sampai jumpa.
Kesimpulan
Memahami langkah-langkah menerima telepon merupakan keterampilan yang penting dalam dunia komunikasi.
Dengan mengikuti langkah-langkah menerima telepon yang baik dan mengedepankan etika bertelepon yang sopan, kamu akan memberikan pengalaman yang positif kepada penelepon dan meningkatkan citra perusahaan.
Persiapkan dirimu sebelum menerima panggilan, angkat telepon dengan sopan, dan berikan sapaan yang ramah. Dengarkan dengan penuh perhatian, identifikasi tujuan panggilan, dan tangani pertanyaan atau permintaan dengan baik.
Meneruskan panggilan dengan tepat dan tutup panggilan dengan sopan. Ingatlah untuk selalu meninjau dan meningkatkan keterampilan dalam menerima telepon.
Dengan begitu, kamu akan menjadi seorang yang terampil dalam menerima telepon. Penting untuk terus berlatih dan meningkatkan keterampilan ini.
Demikian pembahasan ImajiBlog tentang langkah-langkah menerima telepon, semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kita semua, terima kasih..
Hai.. perkenalkan saya Andik Arditya. Saya adalah penulis sekaligus admin di ImajiBlog. Saya harap blog yang membagikan pengalaman saya di dunia Teknologi Informasi dan Pendidikan ini bisa bermanfaat dan informatif untuk teman-teman.
